Aprovechando el Potencial de la Cartografía Legal para Apoyar la Gestión de Riesgos
Dentro del marco tradicional de las empresas que manejan requisitos legales, los procesos de gestión de riesgos han comenzado a desempeñar un papel más significativo en los últimos veinte años. A pesar del avance de la tecnología y las soluciones digitales, el mundo del cumplimiento aún depende en gran medida de sistemas de recopilación de información en papel que deben actualizarse periódicamente con nueva información y tareas. Algo que las empresas pueden aplicar en estas estructuras es el concepto relevante de estrategias de cartografía legal integral. En industrias como el alquiler de maquinaria, esto puede generar ventajas significativas para las operaciones, especialmente cuando las entidades están comprometidas con la gestión de riesgos y las estrategias de cumplimiento.
Como indica el nombre, la cartografía legal se refiere al proceso de organizar requisitos legales e identificar áreas de gestión de riesgos. Para aclarar aún más, esto se refiere a crear un mapa de requisitos legales y tareas de cumplimiento que deben ser completadas por una organización. El método no es rápido de implementar, pero la estructura resultante puede aplicarse a largo plazo para gestionar eficazmente las muchas obligaciones que diferentes tipos de organizaciones tienen.
La cartografía legal puede aprovecharse eficazmente para ayudar a las empresas a mejorar sus procesos de gestión de riesgos. Un caso específico de cómo la cartografía legal puede ser útil es en el proceso de alquiler de equipos y maquinaria. En este escenario, es común tener que lidiar con una variedad de contratos y obligaciones, a menudo en más de una autoridad o jurisdicción. Incluso un solo contrato puede tener docenas de requisitos que seguir. Dentro de los acuerdos de alquiler, esto también podría significar varias comunicaciones y proporcionar a las partes contratadas el equipo, lo que podría eventualmente llevar a problemas de responsabilidad si algo sale mal.
Una vez que se han identificado los diferentes requisitos legales a través de la cartografía legal relevante, es posible hacer un seguimiento del progreso de cada elemento a través de otras plataformas simples que pueden incluir un sistema de administración centralizado y recordatorios textuales. Los beneficios de esto incluyen poder identificar cuándo se acercan los plazos o si una tarea específica debe completarse.
La cartografía legal también es muy útil en la industria del juego, especialmente cuando las operaciones de juego se encuentran en América Latina. Hay varias ocasiones en las que orientar estos negocios hacia el cumplimiento del sistema legal tiene un impacto directo en las cantidades de dinero que pueden generarse por una operación específica. Esto es especialmente cierto al tratar con agencias que están a cargo de supervisar el cumplimiento a nivel local o nacional.
Definir un sistema de cartografía legal para esta industria podría implicar la creación de múltiples bases de datos, que consisten en archivos digitales que clasifican varios acuerdos contractuales. Desde el punto de vista de un establecimiento de juego, esto puede incluir cualquier cosa, desde un acuerdo con una empresa de procesamiento de tarjetas de crédito hasta con proveedores de servicios locales. En cualquiera de estos casos, la metodología es válida, siempre que esté claramente definido quién es responsable de gestionar eficazmente los contratos y mantener un registro de varios tipos de documentos.
Ejemplos de empresas que han utilizado este tipo de estrategias para mejorar su eficiencia son aquellas que trabajan directamente con equipos de alquiler y juegos. La cartografía legal ha demostrado ser beneficiosa para las operaciones de empresas que tratan directamente con clientes. Estas incluyen establecimientos de juego al por menor, así como casinos.
En el lado de la adquisición, la cartografía legal también ha sido utilizada por otros tipos de organizaciones con sistemas de reserva en línea que alquilan coches y equipos. Un ejemplo es un sitio web de alquiler de coches muy popular que gestiona miles de contratos a diario. Algunas de las ventajas son que también puede utilizarse para fines de incorporación y, si se combina con un sistema de pago, puede garantizar que las tarjetas de crédito se procesen eficazmente sin problemas.
Existen algunos posibles inconvenientes que deben considerarse cuidadosamente antes de poner en funcionamiento un sistema de cartografía legal. La primera consideración de responsabilidad sería definir quién sería responsable de gestionar los requisitos continuos que surgen de otros contratos. Por ejemplo, si un cliente cancela un contrato, puede ser posible supervisar la penalización específica; sin embargo, el proceso de calcular penalizaciones y notificar al cliente puede crear riesgos de responsabilidad que no se habían tenido en cuenta previamente.
Existen soluciones dentro del marco empresarial de MGC Soluciones Integrales que están estrechamente relacionadas con los esfuerzos de cartografía legal. Un área con la mayor sinergia es tener una solución de software integrada para la facturación e identificación de pagos atrasados. Otra posibilidad es integrar una plataforma para revisar contratos de clientes y proveedores. Hay muchas posibilidades basadas en múltiples opciones de pago y soluciones que podrían integrarse potencialmente desde dentro del negocio de MGC Soluciones Integrales.
Existen requisitos regulatorios que pueden simplificarse mediante el uso de metodologías de cartografía legal. Algunos de estos incluyen casinos y establecimientos de juego que tienen que lidiar con la supervisión de los tribunales locales, así como agencias municipales y estatales. Otra consideración son las industrias donde hay múltiples socios con intereses variados. En este caso, la cartografía legal puede ayudar a identificar riesgos generales para explorar oportunidades de negocio.
Para educar a las personas involucradas en industrias tradicionales sobre los beneficios de la cartografía legal, es importante considerar varias técnicas. La primera opción es siempre liderar con el ejemplo utilizando el método para mejorar los procesos empresariales. Otra forma de llevar a cabo esta tarea es proporcionando seminarios en línea a través de plataformas de video como YouTube. La mejor opción, con mucho, es hablar en ferias y eventos de la industria, lo que permite a las empresas presentar ejemplos detallados de lo que se ha hecho.
Existen herramientas y plataformas tecnológicas que pueden simplificar el proceso de mapeo de varios requisitos legales. Una de estas es un software de base de datos empresarial que puede hacer un seguimiento de información compleja. Una segunda posibilidad a considerar es un formulario administrativo que puede reflejar en una hoja de cálculo el progreso de todas las tareas relevantes que han sido mapeadas. El beneficio de este método es tener una comprensión clara de las actividades que aún deben completarse en relación con los contratos y los requisitos de archivo.
La forma de determinar si la cartografía legal ha sido efectiva es crear un conjunto de métricas y un sistema de evaluación del rendimiento. Algunas de las formas de hacer esto incluyen tener una persona de contacto que pueda revisar si un sistema está integrando varios aspectos de la actividad empresarial. Esto podría incluir el seguimiento de actualizaciones en los precios de un servicio o equipo y luego reflejar el resultado a las partes interesadas.
Otra forma simple de evaluar si el proceso está funcionando bien es realizar controles periódicos sobre si se cumplieron todos los plazos. Esto es particularmente importante para las agencias que son exigentes sobre la frecuencia y los tipos de actualizaciones que deben proporcionarse.